Với doanh nghiệp nhỏ đang tìm cách đa dạng hóa nguồn hàng hoặc tiếp cận nguyên liệu sản xuất chất lượng cao từ nước ngoài, nhập khẩu chính ngạch là con đường tất yếu để hoạt động hợp pháp, bền vững và xây dựng uy tín với đối tác lâu dài. Tuy nhiên, thủ tục nhập khẩu tại Việt Nam bao gồm nhiều bước và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ hồ sơ pháp lý đến nghĩa vụ thuế.
Bài viết này tổng hợp toàn bộ kiến thức thực tiễn về nhập khẩu hàng tiêu dùng và hàng sản xuất, giúp doanh nghiệp nhỏ nắm vững quy trình, tránh các sai lầm phổ biến và tối ưu chi phí thông quan ngay từ lô hàng đầu tiên.
Nhập khẩu hàng hoá chính ngạch là gì?
Nhập Khẩu Là Gì? Phân Loại Các Hình Thức Nhập Khẩu Phổ Biến
Nhập khẩu là quá trình đưa hàng hóa, nguyên liệu hoặc máy móc từ nước ngoài vào lãnh thổ Việt Nam theo quy định của pháp luật. Xác định đúng loại hình nhập khẩu là bước đầu tiên và quan trọng nhất vì đây là cơ sở để khai báo thuế, lựa chọn hồ sơ chứng từ phù hợp và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
Bốn loại hình phổ biến nhất mà doanh nghiệp nhỏ thường gặp bao gồm: nhập kinh doanh tiêu dùng (A11) là hình thức nhập hàng hóa thành phẩm về để bán lẻ hoặc phân phối trên thị trường nội địa; nhập kinh doanh sản xuất (A12) là nhập máy móc, thiết bị hoặc nguyên liệu đầu vào phục vụ trực tiếp cho dây chuyền sản xuất của doanh nghiệp; nhập nguyên liệu gia công (E21) là tiếp nhận nguyên liệu từ đối tác nước ngoài để gia công theo đơn đặt hàng, sau đó xuất trả thành phẩm; và nhập nguyên liệu sản xuất xuất khẩu (E31) là nhập nguyên liệu để sản xuất hàng hóa phục vụ thị trường quốc tế.
Nhập Khẩu Chính Ngạch Và Những Điều Kiện Pháp Lý Cần Nắm
Nhập khẩu chính ngạch là hình thức đưa hàng hóa vào Việt Nam thông qua cửa khẩu quốc tế, tuân thủ đầy đủ quy định hải quan, hoàn thành nghĩa vụ thuế và có đủ chứng từ hợp lệ. Đây là hình thức duy nhất được pháp luật bảo hộ toàn diện, cho phép xuất hóa đơn VAT và lưu thông hàng hóa tự do trên thị trường.
Để một lô hàng được thông quan theo hình thức nhập khẩu chính ngạch , cần đáp ứng hai điều kiện cốt lõi: hoàn thành đầy đủ thủ tục hải quan và được cơ quan hải quan chấp thuận; đồng thời hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ thuế với nhà nước đối với lô hàng chịu thuế.
Hoạt động nhập khẩu được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản pháp luật gồm Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC), Nghị định 69/2018/NĐ-CP, Luật Quản lý ngoại thương 2017 và các thông tư chuyên ngành của từng Bộ quản lý tùy theo tính chất mặt hàng.
Hồ Sơ Chứng Từ Bắt Buộc Khi Làm Thủ Tục Nhập Khẩu
Bộ chứng từ đầy đủ và chính xác là yếu tố quyết định tốc độ thông quan. Bảng dưới đây phân loại rõ các chứng từ bắt buộc và chứng từ bổ sung tùy theo loại hàng.
| Loại chứng từ | Tên tài liệu | Mục đích sử dụng |
| Bắt buộc | Tờ khai hải quan | Khai báo thông tin lô hàng với cơ quan hải quan |
| Bắt buộc | Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) | Xác định giá trị hàng hóa, cơ sở tính thuế |
| Bắt buộc | Vận đơn (Bill of Lading) | Chứng từ sở hữu hàng trong quá trình vận chuyển |
| Bắt buộc | Phiếu đóng gói (Packing List) | Mô tả số lượng, trọng lượng từng kiện hàng |
| Bắt buộc | Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) | Căn cứ pháp lý ràng buộc giữa hai bên |
| Khuyến nghị | Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) | Hưởng ưu đãi thuế từ các FTA |
| Tùy hàng | Giấy phép nhập khẩu chuyên ngành | Bắt buộc với hang có điều kiện |
| Tùy hàng | Chứng nhận kiểm dịch / kiểm tra chất lượng | Thực phẩm, dược phẩm, thiết bị y tế |
| Tùy hàng | Tín dụng thư (L/C) | Phương thức thanh toán quốc tế đảm bảo |
Hoạt động nhập khẩu tuân thủ pháp luật
Thủ Tục Nhập Khẩu Hàng Hóa: Quy Trình 9 Bước
VNACCS/VCIS . Dưới đây là quy trình 9 bước đầy đủ mà doanh nghiệp nhỏ cần thực hiện.
Bước 1: bố hợp quy trước khi hàng về cảng.
Bước 2: Ký kết hợp đồng ngoại thương: Thỏa thuận rõ Incoterms, phương thức thanh toán, điều kiện đóng gói và trách nhiệm vận chuyển với nhà cung cấp nước ngoài.
Bước 3: Kiểm tra bộ chứng từ: Rà soát kỹ hồ sơ do người bán cung cấp, đảm bảo thông tin trùng khớp trước khi tiến hành thông quan.
Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có): Thực hiện ngay sau khi nhận Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) với các mặt hàng thực phẩm, dược phẩm hoặc thiết bị y tế.
Bước 5: Khai tờ khai hải quan: Sử dụng chữ ký số để khai báo điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS. Lưu ý tờ khai phải được thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ khi hàng về cảng.
Bước 6: Lấy lệnh giao hàng (D/O): lấy hang.
Bước 7: Phân luồng hàng hóa: Hệ thống tự động phân vào Luồng hoặc Luồng Đỏ (kiểm tra hồ sơ kết hợp kiểm tra thực tế hàng hóa).
Bước 8: Nộp thuế: Hoàn thành nghĩa vụ thuế nhập khẩu , thuế VAT và các loại thuế đặc thù khác tùy mặt hàng.
Bước 9: Đổi lệnh và vận chuyển về kho : của doanh nghiệp.
Giấy Phép Nhập Khẩu: Khi Nào Cần Và Ai Cấp?
Không phải mọi mặt hàng đều cần giấy phép nhập khẩu chuyên ngành. Tuy nhiên, với các nhóm hàng ảnh hưởng đến sức khỏe, môi trường hoặc an ninh quốc gia, đây là thủ tục bắt buộc phải hoàn thành trước khi hàng về cảng.
Ba nhóm giấy phép chính gồm: giấy phép nhập khẩu tự động áp dụng cho hàng hóa phổ thông, thủ tục đơn giản và cấp nhanh; giấy phép nhập khẩu không tự động dành cho thiết bị mã hóa, dược phẩm, hóa chất, thực phẩm chức năng, cần thẩm định hồ sơ kỹ; và giấy phép nhập khẩu đặc biệt áp dụng cho thiết bị CNTT đã qua sử dụng, thiết bị mật mã dân sự và thiết bị y tế cũ.
Thời gian cấp phép thông thường là 10 ngày làm việc kể từ khi nộp đủ hồ sơ hợp lệ tại cơ quan có thẩm quyền tương ứng với từng nhóm mặt hàng.
Chi Phí Và Các Loại Thuế Trong Nhập Khẩu Hàng Hóa
| Nhóm chi phí | Loại phí / thuế | Ghi chú |
| Lệ phí hải quan | 20,000 VND/tờ khai | Mức cố định, áp dụng chung |
| Thuế nhập khẩu | Theo mã HS từng mặt hàng | Có thể được miễn/giảm theo FTA nếu có C/O |
| Thuế GTGT hàng nhập khẩu | 8% hoặc 10% | Tùy nhóm hàng hóa |
| Thuế tiêu thụ đặc biệt | Theo biểu thuế riêng | Áp dụng với rượu, thuốc lá, xe hơi… |
| Thuế bảo vệ môi trường | Theo biểu thuế riêng | Áp dụng với túi nilon, xăng dầu, than… |
| Phí dịch vụ logistics | Vận chuyển, lưu kho, bốc xếp, nâng hạ | Biến động theo tuyến và mùa vụ |
| Phí kiểm tra chuyên ngành | Tùy cơ quan và loại hang | Cần ngân sách dự phòng cho lô hàng đặc thù |
Những Lưu Ý Quan Trọng Để Tránh Rủi Ro Khi Nhập Khẩu
Để quy trình nhập khẩu diễn ra trơn tru và không phát sinh chi phí ngoài kế hoạch, doanh nghiệp nhỏ cần nắm vững một số nguyên tắc quan trọng sau.
Xác định mã HS chính xác trước khi ký hợp đồng vì đây là căn cứ tính thuế và xác định chính sách quản lý hàng hóa. Sai mã HS dẫn đến tính thuế sai và có thể bị phạt hoặc phải nộp thuế bổ sung.
(C/O) nếu hàng đến từ các quốc gia có Hiệp định do (FTA) với Việt Nam như CPTPP, EVFTA hay RCEP. C/O hợp lệ giúp giảm đáng kể thuế nhập khẩu , đôi khi xuống 0%.
Kiểm tra kỹ thời hạn miễn phí lưu container (Demurrage và Detention) để tránh phát sinh chi phí gia hạn, đặc biệt với những lô hàng bị phân luồng đỏ hoặc cần kiểm tra chuyên ngành.
Tờ khai hải quan phải được xử lý trong vòng 15 ngày kể từ ngày khai, nếu không sẽ bị hệ thống hủy tự động và phải khai lại từ đầu, gây chậm trễ toàn bộ tiến độ nhận hàng.
Các lưu ý quan trọng khi thực hiện các hoạt động nhập khẩu
GMAJOR Đồng Hành Cùng Doanh Nghiệp B2B Tiếp Cận Chuỗi Cung Ứng Toàn Cầu
GMAJOR , nền tảng kết nối B2B trực tuyến toàn cầu, xóa bỏ rào cản ngôn ngữ và địa lý để SMEs tiếp cận chuỗi cung ứng quốc tế một cách bình đẳng và hiệu quả.
GMAJOR cung cấp các gói dịch vụ đồng hành toàn diện:
- Hỗ trợ điều hành: Hỗ trợ chuyên môn và đồng hành, cung cấp đối tác tiềm năng chất lượng cao mỗi tháng.
- Cam kết đàm phán: Kết nối lên đến 2 đối tác và tổ chức các cuộc đàm phán thực tế mỗi tháng.
- Đào tạo nội bộ: Chương trình toàn diện từ tìm kiếm đối tác đến đào tạo đội ngũ nhân sự.
- Gói quảng cáo cao cấp: Tăng độ hiển thị toàn cầu, ưu tiên hiển thị sản phẩm và tiếp cận khách hàng B2B quốc tế.
GMAJOR cung cấp ưu đãi giảm 20% cho các doanh nghiệp mới đăng ký.
📞 Liên hệ GMAJOR: Hotline 036 300 3831 | Email support@gmajor.biz
🔗 Kết Nối Với GMAJOR:
